Artikel 1. Organisation
Die Messe wird von The Exhibition Company BV organisiert, im Folgenden als "Veranstalter" bezeichnet.
Artikel 2 Teilnahme und Zahlung
2.1. Die Teilnahme an der Messe ist ausschließlich dem registrierten Aussteller vorbehalten und darf nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Veranstalters auf Dritte übertragen werden.
2.2. Eine Anmeldung ist erst verbindlich, wenn der Veranstalter das ordnungsgemäß ausgefüllte und unterschriebene Anmeldeformular erhalten und akzeptiert hat. Mündliche Zusagen oder Korrespondenz gelten nicht als Nachweis einer Zulassung.
2.3. Solange das Anmeldeformular nicht vom Veranstalter schriftlich bestätigt wurde, besteht kein Anspruch auf eine Standfläche.
2.4. Nach Eingang des Anmeldeformulars und Bestätigung der Teilnahme durch den Veranstalter, erhält der Teilnehmer eine Rechnung. Mindestens 50 % des Rechnungsbetrags ist innerhalb von 15 Tagen nach Rechnungsdatum zu zahlen. Der Restbetrag muss spätestens 14 Tage vor Beginn der Messe beglichen werden. Erst nach vollständiger Zahlung erhält der Teilnehmer Zugang zur Messe. Bei verspäteter Zahlung kann der Veranstalter den Standplatz anderweitig vergeben, ohne Anspruch auf Entschädigung.
2.5. Der Unterzeichner des Anmeldeformulars erklärt sich mit allen Bedingungen einverstanden, auch wenn die Anmeldung von einer nicht autorisierten Person vorgenommen wurde.
2.6. Mit der Unterzeichnung verpflichtet sich der Aussteller, den ihm zugewiesenen Stand spätestens 30 Minuten vor Messebeginn einzurichten und bis zum offiziellen Messeende in einwandfreiem Zustand zu halten. Wird der Stand am Vortag der Messe bis 12:00 Uhr nicht mit dem Aufbau begonnen, behält sich der Veranstalter das Recht vor, den Standplatz anderweitig zu vergeben, ohne Anspruch auf Erstattung.
Artikel 3. Zulassung und Ablehnung von Teilnehmern
3.1. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Anmeldungen auch ohne Angabe von Gründen abzulehnen – etwa bei Überbelegung. Ein Teilnehmer, der gegen die Teilnahmebedingungen verstößt, kann von der Messe ausgeschlossen werden, ohne Rückerstattung der Standmiete.
3.2. Eine Ablehnung der Teilnahme begründet keinen Anspruch auf Schadensersatz oder Entschädigung jeglicher Art.
Artikel 4. Ausgestellte Produkte und Materialien
4.1. Im Messekomplex sind brennbare oder gefährliche Materialien, wie sie von Feuerwehr, Hallenvermieter oder Veranstalter eingestuft werden, nicht erlaubt. Hochentzündliche Materialien dürfen nicht für Aufbau oder Dekoration verwendet werden, es sei denn, sie wurden ausreichend feuerhemmend behandelt. Verpackungsmaterial ist sicher zu lagern. Flüssiggasflaschen im Gebäude sind verboten. Ausnahmen für Vorführzwecke können schriftlich beantragt werden.
4.2. Es ist untersagt, politisches oder anstößiges Material auszustellen oder zu verteilen, das dem Ruf oder Erfolg der Messe schaden könnte.
Artikel 5. Sicherheitsvorschriften und Brandschutz
5.1. Fluchtwege, Gänge, Treppenhäuser usw. müssen jederzeit frei bleiben.
5.2. Feuerlöscher und Hydranten müssen jederzeit sichtbar und zugänglich sein.
5.3. Teilnehmer sind verpflichtet, allen Anweisungen des Veranstalters, der Feuerwehr und des Hallenvermieters unverzüglich Folge zu leisten.
Artikel 6. Nutzung des Standplatzes
6.1. Vor Inbetriebnahme des Standes ist der vollständige Zahlungseingang nachzuweisen.
6.2. Teilnehmer sind selbst verantwortlich für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, Genehmigungen, Steuern, Versicherungen etc.
6.3. Mit der Anmeldung bestätigt der Teilnehmer, dass er mit den Eigenschaften des gemieteten Bereichs vertraut ist. Der Standplatz wird wie gesehen übernommen.
6.4. Die Standzuteilung erfolgt durch den Veranstalter unter Berücksichtigung der Art des Unternehmens und verfügbarer Flächen.
6.5. Im Quadratmeterpreis sind allgemeine Hallenbeleuchtung, Heizung sowie Nutzung und Reinigung der Toiletten enthalten.
6.6. Eigene Standbauten dürfen maximal 2,5 Meter hoch sein und müssen ein professionelles Erscheinungsbild haben. Bei höheren Bauten sind Entwürfe spätestens vier Wochen vor Messebeginn zur Genehmigung einzureichen. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, unprofessionelle Bauten zurückzuweisen.
6.7. Es dürfen keine Nägel, Schrauben oder Klebstoffe an Wänden, Böden oder Decken angebracht werden. Schäden werden dem Teilnehmer in Rechnung gestellt.
6.8. Bodenbelag und Stromanschluss (3 kW, 16A abgesichert) sind im Stand enthalten.
6.9. Untervermietung von Standflächen ist untersagt. Bei Zuwiderhandlung kann der Veranstalter den Stand schließen, ohne Rückerstattung.
Artikel 7. Standgestaltung und Werbung
7.1. Stände und Produkte dürfen keine Zugänge blockieren oder Nachbarstände beeinträchtigen.
7.2. Der Veranstalter behält sich vor, Standplätze bei Bedarf zu ändern oder anzupassen.
7.3. Werbung außerhalb des eigenen Standbereichs ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Veranstalters erlaubt.
7.4. Lautstarke Vorführungen über 60 dB, die andere stören, sind unzulässig und müssen auf Anweisung eingestellt oder verlegt werden. Allgemeine Vorführungen des Veranstalters sind davon ausgenommen.
Artikel 8. Ordnung und Zutritt
8.1. Der Hallenvermieter sorgt für Ordnung in und um die Gebäude. Zu diesem Zweck erlässt er in Abstimmung mit dem Veranstalter Vorschriften und Anweisungen, auch zur Sicherheit. Berechtigtes Personal hat jederzeit Zutritt zu den Hallen.
8.2. Teilnehmer sind verpflichtet, diese Anweisungen sowie staatliche Sicherheitsvorgaben einzuhalten. Bei Verstößen kann der Veranstalter Maßnahmen ergreifen – bis hin zum Ausschluss von der Messe ohne Rückerstattungsanspruch.
Artikel 9. Anlieferung und Logistik
9.1. Der Veranstalter übernimmt keine Verantwortung für Lieferungen, Standaufbau oder die gelagerten Waren.
9.2. Teilnehmer sind selbst für den Transport, Auf- und Abbau, Verpackung und die Sicherheit ihrer Produkte zuständig.
9.3. Während der Messe dürfen Waren nur mit schriftlicher Zustimmung des Veranstalters transportiert werden.
9.4. Nach dem Abbau muss der Stand sauber und ordnungsgemäß übergeben werden.
Artikel 10. Standbetreuung
10.1. Jeder Stand muss während Auf- und Abbau sowie während der Öffnungszeiten durch eine bevollmächtigte Person des Ausstellers betreut sein.
10.2. Zutritt zur Messe ist für Aussteller ab einer Stunde vor bis 30 Minuten nach den Öffnungszeiten gestattet.
Artikel 11. Ausstellerausweise
11.1. Pro 5 m² Standfläche wird ein kostenloser Ausweis zur Verfügung gestellt, maximal 15 Stück. Weitere Ausweise können kostenpflichtig bestellt werden.
11.2. Ausweise sind nur für Standpersonal bestimmt und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Sie müssen gut sichtbar getragen werden.
Artikel 12. Seminare und Präsentationen
12.1. Seminare, Schulungen oder Präsentationen am Stand sind nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Veranstalters erlaubt. Der Veranstalter muss über Inhalte informiert sein. Der Zutritt muss kostenlos sein.
Artikel 13. Sauberkeit
13.1. Teilnehmer sind verantwortlich für die tägliche Reinigung ihres Standes.
13.2. Dies muss eine Stunde vor oder spätestens 30 Minuten nach Messebeginn bzw. -ende erfolgen.
13.3. Verpackungen und Abfälle sind selbstständig zu entsorgen oder kostenpflichtig über den Hallenvermieter zu entfernen.
Artikel 14. Wasser- und Telefonanschlüsse
14.1. Diese sind nicht immer verfügbar. Bei Anschlussmöglichkeiten gelten die Richtlinien des Veranstalters.
14.2. Zum Schutz vor Legionellen sind besondere Vorschriften einzuhalten. Die Arbeiten dürfen nur durch zertifizierte Fachfirmen durchgeführt werden.
Artikel 15. Haftung und Versicherung
15.1. Der Veranstalter haftet nicht für Schäden oder Verluste durch Dritte, Diebstahl, Zerstörung oder höhere Gewalt.
15.2. Der Teilnehmer stellt den Veranstalter von allen Ansprüchen Dritter frei, die durch ihn, seine Mitarbeiter oder Besucher verursacht wurden.
Artikel 16. Rücktritt
16.1. Bei Rücktritt bis zwei Monate vor Messebeginn und innerhalb von 14 Tagen nach Anmeldung, sind 90 % der Standmiete fällig.
16.2. Bei späterem Rücktritt besteht kein Anspruch auf Rückzahlung.
Artikel 17. Unvorhergesehene Umstände
17.1. In Fällen, die nicht in diesen Bedingungen geregelt sind, entscheidet der Veranstalter.
17.2. Der Veranstalter kann diese Bedingungen bei Bedarf ändern oder ergänzen.
Artikel 18. Rechtsstreitigkeiten
18.1. Es gilt niederländisches Recht. Gerichtsstand ist Utrecht.
18.2. Der niederländische Originaltext dieser Bedingungen ist rechtlich bindend.